内部統制システム基本方針
内部統制システムに関する基本的な考え方
当社は、「プロの厳しい基準にかなう高い専門性を追求し、徹底した市場細分化と創造的な商品開発により、人間社会の＜音によるコミュニケーション＞に貢献する国際企業をめざす」を企業目的とし、三つの安心「一．顧客が安心して使用できる商品をつくる。」、「一．取引先が安心して取引きできるようにする。」、「一．従業員が安心して働けるようにする。」を経営基本方針としています。かかる経営理念を実践するための行動指針として制定した「TOAグループ企業倫理規範」を遵守し、企業価値「Smiles for the Public -人々が笑顔になれる社会をつくる-」の実現を目指し、業務の適正を確保するための内部統制システムを整備しております。
内部統制システムの整備に関する基本方針
1．当社およびグループ会社の取締役ならびに使用人の職務の執行が、法令および定款に適合することを確保するための体制
- 当社およびグループ会社の取締役、従業員が法令および定款を遵守し、健全な社会規範のもとにその職務を遂行するための行動指針として、取締役会はTOA グループ企業倫理規範を制定する。またその徹底を図るため、法務担当部門においてコンプライアンスの取り組みを組織横断的に統括し、同部門を中心に教育等を行う。
- 監査担当部門は、法務担当部門と連携のうえ、当社およびグループ会社のコンプライアンスの状況を監査する。これらの活動は定期的に取締役会および監査役会に報告される。
- 法令上疑義のある行為等を当社およびグループ会社の役員、従業員等が直接通報することができる手段として、内部通報窓口を設置し運営する。
- 反社会的勢力による不当要求に対し、組織全体として毅然とした態度で対応し、反社会的勢力とは取引関係その他一切の関係を持たない。
2．取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- 取締役の職務の執行に係る情報については、不正・情報漏えい防止の観点から文書管理規程および情報セキュリティ基本規程に基づき、文書または電磁的媒体に記録し、適切かつ確実な保存および管理を行う。
- 取締役および監査役は、適時これらの情報を閲覧できる。
- コンプライアンス、財務、環境、災害、品質、情報セキュリティおよび安全保障輸出管理等に係るリスクについては、それぞれの担当部門にて、規則・ガイドラインを制定しマニュアルの整備および周知、徹底を行いリスク管理体制を整備する。
- 事業継続に重要な影響をおよぼす可能性のある、組織横断的リスク状況の監視および不測の事態発生時における必要な措置は、代表取締役と連携のうえリスクマネジメントを担当する委員会が行う。
4．取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 取締役は、経営ビジョンの実現に向けて、中期経営計画、各事業年度ごとの計画を策定し、運営および業績管理を行う。
- 取締役会を月1 回定時に開催し、当社の経営方針および経営戦略、業務執行に関する重要事項についての意思決定を行う。また必要に応じて適宜臨時に開催する。
- 取締役の職務の執行が効率的に行われる体制を確保するため、執行役員を任命し、担当する業務執行責任の範囲を定め、執行を委任する。また取締役会は、任意の指名委員会・報酬委員会を設置し、取締役の指名・報酬に関する客観性・透明性・公正性を確保する。
- 取締役会の決定に基づく業務執行については、業務執行規程で定め、職務分掌規程において職務の範囲を定める。また、業務執行規程をもとに、適正な権限委譲を行い、権限規程にもとづき効率的に職務の執行が行われるよう職務執行者の責任を定める。
5．当社およびそのグループ会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
- TOA グループ会社管理規程に基づきグループ会社の経営管理を行い、グループ会社の取締役の職務執行について、事前協議や承認が必要な重要事項を同規程で定め、当社による決裁・報告が行われる体制を整備する。
その他はグループ会社による意思決定により効率的に業務執行を行う体制を整備する。
- 当社はグループ会社経営において、当社に準じた損失の危険の管理に関する体制が整備されるよう指導する。グループ会社にて不測の事態が発生した場合を想定し、適切な情報が迅速に当社へ伝達される体制を整備する。
- 当社およびグループ会社における業務の適正を確保するため、当社およびグループ会社すべてに適用する行動指針、TOA グループ企業倫理規範の周知、徹底および経営基本方針を各拠点に掲示し適宜啓発活動を行う。
6．監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、上記使用人の取締役からの独立性と指示の実効性の確保に関する体制
- 監査役は、監査担当部門所属の従業員に対して、監査業務に必要な事項を指示することができる。
- 監査担当部門所属の従業員は、監査役から指示された職務が発生した場合、監査役から指示された職務を優先して執行する。
- 監査担当部門所属の従業員の人事評価については、人事評価制度規程に基づいて行い、監査役から指示された職務により不利益な取扱いを受けないものとする。
7．当社およびグループ会社の取締役ならびに使用人が、当社の監査役に報告をするための体制と報告したことを理由として不利益な取扱いを受けないことを確保するための体制
- 当社は、当社およびグループ会社の取締役または従業員が、当社の監査役会に対して、法定の事項に加え、当社および当社グループに重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況、内部通報窓口への通報状況およびその内容を、速やかに報告する体制を整備する。
- 当社およびグループ会社の取締役または従業員等は、各国法令もしくは当社およびグループ会社の定款、社内規程に違反する行為、またはこれらに該当するおそれがある場合、内部通報窓口を通して、当社監査役に報告する。
- 当社は、当社およびグループ会社の取締役または従業員等が監査役にこれらの報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないものとする。
8．その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 当社は、監査役が職務を遂行するうえで必要と認めた事項ならびにその監査費用の予算について決定する。また当社は、監査役または監査役会が職務の執行と監査の実施を目的とした所要の費用についてはこれを負担するものとし、前払の請求があれば、これを承諾する。
- 監査役は、各取締役および必要な従業員に対して個別のヒアリングを必要に応じて開催することができる。また監査役は、代表取締役社長と会計監査人それぞれとの間で、定期的に意見交換会を開催することができる。
- 当社は、財務報告の信頼性確保および金融商品取引法第24 条の4 の4 に規定する内部統制報告書の有効かつ適切な提出のため、代表取締役社長の指示のもと、財務報告に係る内部統制の構築を行い、その仕組みが適正に機能することを継続的に評価し必要な是正を行うとともに、金融商品取引法およびその他関係法令等との適合性を確保する。